Silné výhody používania systému správy dokumentov (DMS)

Aj keď to znie trochu pravdivo, v profesionálnom prostredí, kde ľudia získavajú správne nástroje produktivity na výkon svojej práce, to takmer nefunguje. Tu v tomto príspevku sme poukázali na výhody správy dôležitých dokumentov prostredníctvom programu na správu dokumentov (DMS).

Ak mám byť úprimný, keď pracujete v profesionálnom prostredí bez ohľadu na to, ako veľmi sa snažíte, nakoniec prídete o dôležitý súbor a potom strácate hodiny staraním sa oň. Potom vám váš priateľ alebo spolupracovník jedným z najviac odmietavých tónov povie: „Prestaň to hľadať, nájdeš to, keď sa to rozhodne ukázať.“

A hádajte čo, najviac frustrujúce a prekvapujúce je, že skončia správne. V momente, keď ho prestanete hľadať, tá prekliata vec pred vami bude na kope ďalších dokumentov, ktoré ste pri hľadaní súboru pravdepodobne obrátili naopak.

Toto je situácia, na ktorej sa môžete smiať, ak dokument nie je otázkou smrti alebo nie je kriticky dôležitý pre podnik. Čo sa stane, ak je tento súbor taký dôležitý, že na ňom váš tím musí okamžite začať pracovať, pretože projekt je časovo citlivý? Čo keď existuje niečo, čo môže pomôcť spoločnosti, ktorá zápasí s drahým sporom? Alebo možno vláda schválila vypnutie? Tu sa systém správy dokumentov DMS stáva absolútnou nevyhnutnosťou.

Čo je to systém správy dokumentov (DMS)?

Mnoho ľudí nevie, čo je to systém správy dokumentov, a preto ho stručne predstavíme:

„Správa dokumentov zahŕňa postupy a procesy, ktoré vaša spoločnosť používa na pravidelné ukladanie, zachytávanie a zabezpečovanie a uchovávanie informácií; je to proces, ktorý je možné zjednodušiť používaním softvéru na správu dokumentov.“

Okrem pomoci udržať stromy vo vzpriamenej polohe pri ochrane životného prostredia pred zdravotnými a ekonomickými nebezpečenstvami, akými sú znečistenie, zosuvy pôdy a záplavy, má množstvo cloudových riešení správy dokumentov mnoho výhod. Tu sú niektoré z nižšie uvedených:

  1. Archív dokumentov

Cloudové systémy správy dokumentov slúžia ako centrálny zdroj všetkých vašich dôležitých súborov, ktoré je následne možné zobrazovať, upravovať, pristupovať a zdieľať s vašimi kolegami. Už nemusíte strácať hodiny a hodiny plytvaním drahocenným časom pri hľadaní priečinkov s cieľom nájsť jeden dokument.

  1. Zabezpečenie dokumentov

Ak s dokumentmi nebudete zaobchádzať správne, existuje šanca, že by informácie mohli skončiť v nesprávnych rukách. Citlivé a dôležité dokumenty, ak sa dostanú do nesprávnych rúk, môžu spôsobiť škodu, ktorú nemožno zmeniť. Riešenia DMS vám s týmto problémom pomôžu a uložia vaše dôverné dokumenty. V prípade záplav alebo požiarov cloudový DMS zaistí, že vaše údaje budú neporušené a nevymažú sa z povrchu zemského.

  1. Hocikedy, hocikde

Vďaka cloudovým softvérovým riešeniam získate slobodu prístupu k svojim súborom a dokumentom kdekoľvek a kedykoľvek, bez ohľadu na to, aký typ zariadenia používate. Je to celkom praktické pri práci na projekte s členmi tímu, ktorí sú inde alebo pracujú na diaľku.

  1. Začlenenie do softvéru tretej strany

Integrácia aplikácií je ďalšou skvelou schopnosťou, ktorá vymaže nadbytočné zadávanie údajov a ponúka bezproblémový tok informácií medzi rôznymi platformami. Nielenže šetrí úsilie a čas, ale tiež zachováva presnosť a integritu údajov. Niektoré riešenia DMS tiež podporujú začlenenie elektronickej pošty, ktorá vám umožňuje priamo odosielať súbory a dokumenty kolegom, partnerom a zákazníkom.

  1. Lepšia organizácia

Vďaka kategóriám, značkám, metaúdajom a podkategóriám na označenie vašich dokumentov a súborov je veľmi ľahké ich nájsť, usporiadať a stiahnuť pre budúce použitie. Vyhľadávanie pomocou správnych kľúčových slov môže priniesť výsledky za niekoľko sekúnd.

  1. Časová a nákladová efektívnosť

Efektivita zamestnancov šetrí čas. Z obchodného hľadiska sú peniaze ušetrené za ušetrený čas. A práve to ponúka systém správy dokumentov, ktorý šetrí čas a šetrí náklady.

  1. Zdieľanie súborov

Vďaka DMS môžu používatelia spolupracovať a zdieľať dokumenty a súbory so zamestnancami bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Ovládajú, s kým zdieľajú dokumenty, a súbory je možné zdieľať prostredníctvom odkazov alebo publikovať na webe alebo odosielať ako súbory chránené heslom. DMS ponúka aj možnosť revízie stôp, môžu sledovať, kto súbory otvoril a upravil.

Výhody zálohovania dát

Pokiaľ ide o bezpečnosť dôležitých informácií, je dôležité, aby podnikatelia urobili potrebné opatrenia na zabezpečenie pravidelného zálohovania údajov. Len polovica spoločností bohužiaľ zaisťuje pravidelné zálohovanie svojich údajov. Profesionáli niekedy nemajú dostatočné skúsenosti na zálohovanie údajov.

Smutné na tom je, že katastrofy nedávajú varovanie skôr, ako zasiahnu. V skutočnosti môže pád pevného disku náhodne zničiť dobre zavedenú firmu. Bez ohľadu na to, akú tragédiu môže vaša firma postihnúť, mali by ste podniknúť kroky, aby boli vaše údaje v dobrých rukách. Nasleduje 5 výhod zálohovania údajov pre vašu firmu.

Vyššia spoľahlivosť

Podľa IT expertov je najväčšou výhodou zálohovania dát spoľahlivosť, ktorú ponúka. Skvelé na systéme je, že proces zálohovania je možné vykonávať denne bez problémov a proces je úplne automatizovaný. Okrem toho máte k súborom priamy prístup, pretože údaje sú uložené na cloudovom serveri. Nemusíte tak čakať na odoslanie súborov späť k vám.

Jednoduchá inštalácia

Na začiatku môže byť pre vás ťažké zálohovať údaje, ale akonáhle porozumiete procesu, zvládnete to niekoľkými kliknutiami. Všetko, čo musíte urobiť, je pripraviť systém a aktivovať funkciu automatizácie. Keď to urobíte, môžete si byť istí, že vaše údaje sú v bezpečí a pravidelne sa zálohujú.

Znížené pracovné zaťaženie

Ručné zálohovanie súborov môže trvať veľa času. Manuálny proces vyžaduje služby najmenej jedného profesionála. Na druhej strane je vzdialené zálohovanie údajov automatizované, takže si nemusíte robiť starosti so zálohovaním súborov a ich následným ukladaním na zariadenie DVD alebo USB. Celý proces vám teda ušetrí veľa času.

Väčšia bezpečnosť

Na účely vzdialeného zálohovania údajov sú údaje uložené na bezpečnom mieste. Informácie sú teda vždy v dobrých rukách. Zabezpečenie je zvyčajne vylepšené niektorými pokročilými šifrovacími systémami. Používajú sa na softvérovej aj hardvérovej úrovni. Výsledkom je, že takmer neexistuje žiadna šanca, že by sa niekto do systému vlámal. Vaše údaje sú tiež zabezpečené pred hackermi.

Šetrenie peňazí

Stačí myslieť na vybavenie potrebné na zálohovanie vašich firemných súborov. Okrem nákladov na zariadenie vynaložíte aj veľa peňazí na nákup miesta na inštaláciu zariadenia. A ak vlastníte veľa počítačov s veľkým počtom dát, náklady na vybavenie a priestorové požiadavky budú veľmi vysoké. Výber cloudového úložiska teda môže ušetriť veľa peňazí.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *